Wichtige Änderungen ab 01.01.2023
07.12.2022
Wichtige Änderungen für Sie als Arbeitgeber ab 01.01.2023
Wie in jedem Jahr ergeben sich wichtige Änderungen für Sie als Arbeitgeber. Über zwei Aspekte möchten wir Sie gern ausführlicher Informieren:
- Elektronischer Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Zeiterfassungspflicht
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen müssen elektronisch abgerufen werden
Ab dem 01.01.2023 muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bei den Krankenkassen elektronisch abgerufen werden. Der Arzt übermittelt die Daten zur AU elektronisch an die Krankenkasse. Das Verfahren war im Jahr 2022 optional und ist ab 2023 verpflichtend. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Durchschlag in Papierform für mögliche Störfälle.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Arbeitnehmer um eine Kopie dieses Durchschlages zu bitten (ggf. mit geschwärztem Krankheitsgrund) und diesen an uns weiterzuleiten, da bislang auch aus unserer Sicht nicht sichergestellt ist, dass die elektronische Übermittlung zu 100 % korrekt erfolgt.
Ihre Mitarbeiter sind weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG).
Bitte teilen Sie uns die Arbeitsunfähigkeiten möglichst umgehend, spätestens 7 Tage vor der Lohnabrechnung per E-Mail mit, fügen Sie – soweit möglich – den o.g. Durchschlag der Email bei. Bei einer späteren Einreichung wird der Erstattungsantrag im folgenden Monat gestellt.
Zukünftiges Vorgehen
Wenn wir von Ihnen die Mitteilung über die Arbeitsunfähigkeit erhalten haben, fordern wir für Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an. Nachdem die Krankenkasse die Daten geprüft hat, meldet diese die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch an das Lohnabrechnungsprogramm zurück. Wir berücksichtigen die Fehlzeiten entsprechend bei der Lohnabrechnung. Diese Rückmeldung kann bis zu 14 Tage dauern.
Geringfügig Beschäftigte und Kurzfristig Beschäftigte
Das Verfahren gilt auch für Minjobs und kurzfristig Beschäftigte. Daher benötigen wir ab sofort immer die gesetzliche Krankenkasse auch für diesen Arbeitnehmer-Kreis.
Ausgenommen vom elektronischen Verfahren sind:
- Privat versicherte Beschäftigte,
- AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
- sonstige AU-Bescheinigungen - wie von Privatärzten, bei Kind krank, bei stufenweiser Wiedereingliederung, bei Rehabilitationsleistungen oder bei Beschäftigungsverbot
In diesen Fällen bleibt es auch nach dem 1. Januar 2023 beim bisherigen Verfahren und bei der gewohnten Vorlagepflicht.
Weitere Informationen zum Verfahren finden Sie im verlinkten Video www.datev.de/.../elektronische-arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung-eau-kurz-erklaert/ oder auch im DATEV Hilfe-Center im Dokument: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – Hintergrund (Dok.-Nr. 1022887)
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung:
Anfang Dezember 2022 wurde das Urteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG, Beschluss v. 13.9.2022, Az. 1 ABR 22/21) veröffentlicht, das aussagt, dass bereits in der Vergangenheit vom Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einzuführen und zu verwenden war, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden sowie die Pausenzeiten erfasst werden. Durch die Rechtsprechung des EuGH und des BAG ist diese Verpflichtung wieder neu in den Fokus geraten.
Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung
- Die erste wichtige Aussage der Entscheidungsgründe ist, dass die Arbeitszeiten, d.h. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden, nicht nur zu erheben sind, sondern die Daten müssen vielmehr auch erfasst und damit aufgezeichnet werden. Anderenfalls könnte weder die Lage der täglichen Arbeitszeit noch die Einhaltung der täglichen und der wöchentlichen Höchstarbeitszeiten innerhalb des Bezugsraums überprüft werden. Die Überprüfbarkeit gilt sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Behörden. Dies setzt unseres Erachtens dann auch eine Speicherung der Daten voraus.
- Die Zeiterfassung muss nicht ausnahmslos und nicht zwingend elektronisch erfolgen, eine Aufzeichnung in Papierform wäre ausreichend.
- Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnungspflicht auch an den Arbeitnehmer delegieren.
- Der Gesetzgeber hat bei der Ausgestaltung der Aufzeichnungspflicht einen gewissen Spielraum. Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber diesen nutzt. Alternativ können die Arbeitgeber und Arbeitnehmer selbst gemeinsame Regelungen treffen, in welcher Art und Weise die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfolgen hat.
- Vorsorglich möchten wir Sie auch noch auf die Aufzeichnungspflichten bzgl. der Beachtung des Mindestlohns (vor allem bei geringfügig Beschäftigten und bei Teilzeitarbeitnehmern) erinnern.
Wenn Sie die Zeiterfassung digital erfassen möchten, können Sie z.B. auf dem DATEV-Marktplatz entsprechende Anbieter finden: